ทุกวันนี้ห้องสมุดใหญ่ในมหาวิทยาลัยหรือหน่วยงาน และองค์กรภาครัฐ ได้หันมาใช้ระบบงานออนไลน์เพื่อการสืบค้นหรืออนุญาตให้ดาวน์โหลด E-Book กันมากขึ้นแล้ว นี่ถือเป็นความพยายามในการพัฒนาวิธีการสืบทอดและส่งต่อความรู้ของประเทศให้ตามทันระดับสากล ซึ่งได้ก้าวหน้าไปก่อนประเทศไทยแล้วหลายเท่า

สำหรับการใช้งานห้องสมุดออนไลน์โดยทั่วไป

จะมีโครงสร้างหลักคล้ายกันคือระบบบริการงานสืบค้นฐานข้อมูลเอกสารฉบับเต็มรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับเอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ (Digital Collection) ซึ่งมีทั้งแบบที่จัดเก็บบางส่วนและและแสดงเอกสารฉบับเต็ม (Full text) บางแห่งจะอนุญาตให้เราสามารถดาวโหลดเอกสารเหล่านี้ได้อย่างอิสระ แต่บางแห่งก็ไม่อนุญาต ขึ้นอยู่กับระดับชั้นข้อมูลด้วย

ในส่วนของเอกสารที่นิยมสืบค้น มีทั้งเอกสารทั่วไป หนังสือ จดหมายเหตุ ข้อมูลวิทยานิพนธ์ งานวิจัยของสถาบันอุดมศึกษาในประเทศไทย

ส่วนชั้นตอนใช้งานหรือขอเข้าใช้ทั่วไป ได้แก่

  • ทำบัตรสมาชิก เสียค่าธรรมเนียมรายปี แต่ถ้าเป็นศิษย์เก่าหรือคนในหน่วยงานบางแห่งอาจจะได้สิทธิพิเศษอื่นๆอีก
  • บริการหนังสือ เอกสาร สื่อโสตทัศน์ ส่วนใหญ่แล้วเราสามารถขอยืมออกมาภายนอกได้ แต่จะต้องคืนภายใน 7-15 วัน ตามแต่กฎของห้องสมุดนั้นๆ แต่ก็มีบางแห่งที่ไม่อนุญาตให้เรานำเอกสารใดๆออกจากห้องสมุดเลย เช่น หอสมุดแห่งชาติ หรือ หอจดหมายเหตุของหลายมหาวิทยาลัย เพราะถือว่าเป็นเอกสารสำคัญหายาก
  • กรณีที่มหาวิทยาลัยนั้นๆมีหลายสาขา สามารถใช้บริการขอยืมหนังสือหรือเอกสารข้ามระหว่างสาขานั้นได้ ผ่านระบบออนไลน์
  • ถ้าเอกสารที่เราต้องการมีคนยืมแล้ว ระบบสารสนเทศสามารถใช้สั่งจองล่วงหน้าไว้ได้ เมื่ออีกฝ่ายคืนมาแล้ว เราก็ยืมต่อได้ทันที
  • ห้องสมุดมหาวิทยาลัยจะมีบริการสำรองสำหรับอาจารย์ หรือนักศึกษาที่ต้องการใช้งานโดยด่วน
  • สำหรับบริการยืมระหว่างห้องสมุด ได้เฉพาะสถาบันแต่ละแห่งที่มีความร่วมมือกันเท่านั้น
  • หลายแห่งจะมีห้องการศึกษา หรือห้องค้นคว้า (Study Room) ไว้ใช้งานส่วนตัวหรือเป็นกลุ่ม ก็สามารถจองผ่านระบบได้ ทั้งวันและเวลา

กฎข้อห้ามหรือข้อแนะนำทั่วไปสำหรับการใช้ห้องสมุดออนไลน์สำหรับทุกแห่งคือ ควรต้องมายืมและส่งคืนด้วยตัวเอง เพื่อป้องกันปัญหาภายหลัง และควรเก็บใบเสร็จจากที่ได้ยืมหนังสือไว้ให้ดีด้วย กรณีที่ทำชำรุดเสียหาย ส่วนมากแล้วจะต้องชดเชยเป็นเงินค่าปรับ ตามแต่มาตรฐานของแต่ละที่ หรือถ้าอนุโลมก็อาจให้หาหนังสือนั้นๆ มาใช้คืนเพื่อทดแทนได้ ถ้าไม่ใช่หนังสือหายาก

สำหรับการขอต่ออายุการยืมทางออนไลน์ แนะนำว่า ควรตรวจสอบที่หน้าจอการยืนยันผ่านระบบให้ชัดเจน หรืออย่างน้อยที่สุดก็ Capture หน้าจอเก็บไว้ หรือโทรติดต่อสอบถามเจ้าหน้าที่เพื่อยืนยันการต่ออายุอีกทีหนึ่ง ป้องกันความผิดพลาด

การใช้งานนี้ยังค่อนข้างเอื้อประโยชน์ในแง่ของการศึกษาวิจัย ซึ่งต้องสืบค้นงานเก่าๆจำนวนมากที่อาจจะหาได้ยาก หรือมีเพียงชิ้นเดียว ไม่ได้มีการทำสำเนาอีกแล้ว